AOF Onlinekurser | Lad Outlook svare på dine mails

arrow_back Inspiration

Du er på vej på ferie, har planlagt en forlænget weekend – eller måske har du bare brug for nogle arbejdsfri dage. Men hvad sker der med din indbakke, mens du er væk?

Er du interesseret i dette kursus?

Du kan få adgang til hele kurset, hvis du er medlem af en organisation, der er tilmeldt AOF Onlinekurser.

Find din organisation og opret dig som bruger her.

Hvis du allerede er oprettet som bruger, kan du logge ind for at tage kurset.

Hvis du ikke har aktiveret autosvar i Outlook, kan dine kolleger og kunder blive i tvivl om, hvorfor de ikke hører fra dig. Et velvalgt autosvar sikrer derimod, at dine kontakter ved, at du ikke tjekker mail – og hvornår de kan forvente svar.

Hvad er et autosvar i Outlook?

Et autosvar – også kaldet en fraværsmeddelelse – er en funktion i Outlook, som automatisk sender en besked til dem, der skriver til dig, mens du er væk. Du bestemmer selv både perioden og indholdet af svaret.

Med autosvar i Microsoft 365 får du mulighed for at:

Sende forskellige beskeder til interne og eksterne kontakter
Angive præcis start- og sluttid for din fraværsperiode
Automatisk afslå mødeindkaldelser, mens du er væk
Slå autosvaret til og fra manuelt, hvis dine planer ændrer sig

Sådan gør du – trin for trin

I videoen herunder fra kurset Microsoft 365 guider vi dig igennem processen med at oprette et autosvar i Outlook. Her er de vigtigste trin:

Gå til Indstillinger → vælg Outlook-indstillinger
Klik på Autosvar
Aktivér funktionen, og sæt start- og slutdato
Tilføj en besked til kolleger (interne)
Tilføj en separat besked til eksterne kontakter (kunder, samarbejdspartnere)
Vælg eventuelt om mødeindkaldelser skal afslås automatisk
Gem og luk – så er autosvaret aktivt

Du kan altid slå autosvaret fra før tid, hvis du vender tilbage tidligere end planlagt.

Tip: Skriv et godt autosvar

Et godt autosvar er klart, venligt og indeholder:

Dato for hvornår du er tilbage
Hvem man kan kontakte i mellemtiden (hvis relevant)
Et tak for henvendelsen

Eksempel:
"Tak for din mail.

Jeg er ikke til stede og læser ikke mails i perioden 5. juli – 14. juli. Jeg vender tilbage hurtigst muligt efter den 15. juli.

Haster det er du meget velkommen til at kontakte [navn og mail på kollega]."

Ved at aktivere autosvar i Outlook sørger du for, at dine forbindelser er godt informeret, så du kan holde fri med god samvittighed. Funktionen er enkel men også en vigtig del af den digitale adfærd i enhver moderne organisation.